Kennst du das auch?
Du versuchst dein Business zu strukturieren und weisst nicht wie und womit genau? Es gibt hunderte Planungs-, Kalender- und Management-Tools und du bist völlig erschlagen von all den Möglichkeiten. Nach einer schier endlosen Suche weisst du nun gar nicht mehr, was die richtigen Tools für dein Online Business sein könnte.
Zusätzlich kosten viele tolle Hilfsmittel auch ziemlich viel Geld und wer weiss schon, ob sie sich zum jetzigen Zeitpunkt bereits für dich lohnen?
Es ist wichtig für dich, die geeigneten Tools zu finden, denn durch Struktur und Automatisierung verschaffen sie dir mehr Zeit für dein Business.
Schliesslich ist Zeit die wertvollste Ressource und da bietet es sich doch an, sie in deine Kund:innen-Projekte zu investieren.
Doch, was viele unterschätzen, in der Solo-Selbstständigkeit gibt es so viele Dinge zu organisieren, und niemand anders als du selbst, hat diese Aufgabe zu erledigen. Keine Frage also: eine gute Organisation und die für dich passenden Business Tools sind das A und O.
Wenn du merkst, dass ein simpler Zettel als To-Do-Liste nicht mehr ausreicht, dann wird es Zeit, dich mit Business Tools auseinanderzusetzen. Ich verrate dir hier kostenlose Tools, mit denen ich effizient arbeite.
Was sind Business Tools?
Mit Business Tools meine ich alle “Helferlein”, die dich bei der Automatisierung deines Businesses unterstützen und dir die Arbeit erleichtern.
Wie finde ich die passenden Business Tools?
Die passenden Business Tools zu finden ist oft ein langwieriger (und teurer) Prozess. Ich habe viele Tools getestet, um für mich die geeigneten zu finden. Oft kosten Business Tools direkt am Anfang schon Geld.
Da musst du natürlich für dich abwägen, ob sich die Ausgaben für dich schon rechnen.
Ich habe kostenpflichtige und kostenlose Tools ausprobiert.
Heute stelle ich dir 7 kostenlose Business Tools vor, mit denen ich heute am produktivsten arbeite.
1. Content-Planung
Das erste Business Tool soll deine Content Planung bei Social Media vereinfachen. Am Besten ist es, wenn du deinen Content schon ein paar Tage (oder sogar Wochen) im Voraus planst. Es nimmt dir den Zeitdruck, wenn du regelmäßige Beiträge planen und erstellen kannst und sie dann automatisch veröffentlicht werden.
Ich nutze dazu das kostenlose Facebook Creator Studio. Wenn du einen Instagram Business Account besitzt, hast du automatisch eine Verknüpfung zu einer Facebook-Seite inklusive Zugriff auf Facebook Crestor Studio.
Neben der Planung und automatischen Veröffentlichung deiner Instagram und Facebook Beiträge, erhältst du zusätzlich noch Einblicke auf Insights. So kannst du dir bereits veröffentlichte Beiträge immer wieder ansehen.
2. Terminkoordinierung
Nutzt du noch einen Papierkalender? Dann ist es jetzt an der Zeit umzudenken und dich an einem digitalen Kalender heranzutrauen. Ein digitaler Kalender stellt eine enorme Erleichterung bei der Planung deiner Kund:innen-Termine und/oder Geschäftstermine dar und du kannst ihn mit unterschiedlichen Tools verknüpfen.
Ich nutze z.B. als Business Kalender den kostenlosen Google Kalender. Mit Google Kalender hast du ganz viele Schnittstellen zu anderen Business Tools. Ich kann zum Beispiel meine Zoom-Termine direkt in meinem Kalender verknüpfen und meine Kund:innen können sich freie Zeitfenster buchen. Das alles funktioniert, ohne dass ich etwas händisch eintragen muss.
3. Passwörter
Arbeitest du mit Dienstleister:innen, Freelancern oder VA (Virtuelle Assistenz) zusammen, wird das Thema Passwörter Management relevant. Datenschutz ist wichtig und du hast die Sorgfaltspflicht, die Daten deiner Kund:innen und Geschäftspartner:innen unzugänglich aufzubewahren.
Ich empfehlen dir hier das kostenlose Tool Macpass (Windows: Keypass) für dein Passwortmanagement.
Wenn du Zugänge zu Plattformen teilen musst, kann ich LastPass empfehlen. Die drei Programme sind Passwortmanagement-Tools, die es dir helfen, deine Zugänge sicher aufzubewahren.
4. automatisierte Terminbuchung
Wie viel Zeit ver(sch)wendest du damit, E-Mails zur Terminvereinbarung mit deinen Interessent:innen hin und her zu senden? Hast du schon mal darüber nachgedacht diesen Prozess zu automatisieren?
Dann kann ich dir Calendly als automatisches Terminbuchungstool empfehlen. Die Basisversion für einen Kalender ist gratis und für den Anfang absolut ausreichend. Bei Calendly kannst du freie Terminslots einfügen, an denen Interessent:innen dich buchen können.
Durch die Integration von Zoom und Google Calendar musst du nichts weiter tun, um einen Termin zu organisieren. Du kannst sogar Dokumente und Fragen anhängen, die dein/e Interessent:in vorher ausfüllen muss. Das spart dir extrem viel Zeit, die du besser in deine Kernbusiness investieren kannst.
Toolbox
Schau unbedingt bei meiner Toolbox vorbei. Dort gebe ich dir ganz viele Tipps zu Business Tools und verrate dir das Setup an Tools mit denen ich in meinem Business arbeite.
5. Content Produktion
Eins der beliebtesten Tools für Unternehmer:innen ist Canva*. Mit Canva kannst du ganz einfach hochwertige Grafiken für Social Media Posts oder Workbooks erstellen. Es gibt eine kostenlose und eine Pro Version. Die Bedienung des Tools ist so einfach, dass du selbst als Laie schon tolle Social Media Posts erstellen kannst.
Wenn es schnell gehen muss, erstelle ich gerne Grafiken mit Canva.
6. Kund:innen-Kommunikation
Tauscht du dich mit deinen Kund:innen noch per E-Mail aus? Gehen dabei manche Infos in deinem übervollen Postfach verloren? Mit Slack hast du ein kostenloses Tool, das du prima für den Austausch mit deinen Kund:innen verwenden kannst. Zum einen kannst du darüber eigene Workspaces pro Kund:in anlegen und zum anderen Chanels, für unterschiedliche Themen. Dort bleibt alles an einem Platz. Wichtige Infos können gepinnt werden und sogar Gruppenaustausch ist möglich.
Viele Masterminds oder Workshops nutzen mittlerweile Slack als Austauschplattform.
7. Business Management
Als Unternehmer:in laufen bei dir natürlich unterschiedliche Projekte und Themen zur gleichen Zeit. Um einen Überblick zu behalten, brauchst du ein gutes Projektmanagement Tool. Nach ausgiebiger Testphase, ist mein klarer Favorit das kostenlose Projektmanagement Tool Notion. Mit Notion hast du unzählige Möglichkeiten. Es gibt diverse Vorlagen, die du verwenden kannst und du kannst dir die Oberfläche komplett selbst zusammenstellen.
Ich nutze Notion mittlerweile für mein gesamtes Business Management, angefangen bei To-Do-Listen, über Produkt- und Projektplanungen bis hin zur Plattform für meine Kund:innen- und Business-Projekte. Dort habe ich meine Jahres-, Wochen- und Tagesplanung, meine Content-Planung, Projekte und alle Infos und To-Dos für mein Business.
8. Newsletter Marketing
Die Wahl des passenden Newsletter Marketing Tools ist eine Wissenschaft für sich. Viele haben unterschiedliche Laufzeiten, kosten und Bedingungen. Wenn du dir noch nicht Sicher bist, ob E-Mail Marketing das richtige für dich ist, dann empfehle ich dir mit einem kostenlosen Tool wie z.B. Brevo zu starten. Mit Brevo kannst du in der kostenlosen Variante starten und E-Mail Marketing ausprobieren. So lange du keine komplizierten Listen und Tags nutzt, gibt es nichts einfacheres, als eine E-Mail Liste umzuziehen.
9. Daten versenden
Um große Datenmengen zu versenden eigenen sich kostenlose Tools wie z.B. Wetransfer. Mit dem Online-Tool Wetransfer lassen sich ganz schnell und einfach Bilder & Dokumente bis zu 2GB groß per E-Mail Link versenden. Per Drag and Drop kannst du die Daten in den Browser einfügen, hochladen, Empfänger E-Mail Adresse eingeben und versenden.
Probier es aus und verschaffe dir enorme Erleichterungen mit den richtigen Business Tools.
Möchtest du noch weitere Infos über Tools, mit denen ich arbeite? Dann sieh dir hier meine Design Tools (7 Design Tools, die ich fast täglich nutze) an.
